大学生活

【文例付き】これでゼミを辞められる!!教授へ送るメールの書き方

ゼミ子
ゼミ子
ゼミを辞めることを教授に言いたいけど、対面で言う勇気はないし、かといってバックレは後味が悪いな…
らんらん
らんらん
それなら、メールでゼミを辞めることを伝えると良いかもね!

ゼミを辞めると決断したものの、”教授に面と向かって言いにくい”、”普段から教授は聞く耳を持ってくれないから許してくれるか心配”など、辞め方が分からないということはありませんか?

この記事では、ゼミを辞める時のメールの書き方や文例も併せて紹介します。

目次

【悪い例】私が教授に送付した実際のメール

教授に送ってはいけないメール

○○先生

お世話になっております。
△△大学×年のらんらんです。

突然ですが、ゼミを辞めさせて頂きます。

●年程の間、ありがとうございました。

らんらん

これが私が実際に教授にメールで送った文面です。

お世辞にも良いメールの送り方とは言えませんでした。
なぜなら、すぐにでもゼミを辞めてしまいたい一心で、メールのマナーは愚か、教授に対する敬意がみじんも感じられない文章になってしまったからです。

「立つ鳥跡を濁さず」ということわざがあるように、少しでもあと腐れなくゼミを辞めるためにもメールの送り方には気を付けていた方が良いでしょう。

らんらん
らんらん
私は、教授にこのようなメールを送って少し後悔しています。
あなたが後悔しないためにも、メールのマナーや文例を紹介していきたいと思います。

気を付けよう!教授に送るメールの2大マナー

教授にメールを送る時の2大マナー

教授は目上の方です。

あなたは少なからず、

  • 専攻分野に関して教えてもらったり
  • アドバイスをもらったり

教授からお世話になったと思います。

目上の方には、敬語を必要な時に正しく使っているか、言葉遣いは適切かなどをメール全体で注意しながら書きましょう。

他にも基本マナーを2つ紹介します。

マナー1【送る前に】学校のメールアドレスを使う

大学に入学した時、大学側から生徒一人一人にメールアドレスを付与されたかと思います。

このメールアドレスであれば、@以降にあなたの大学名が入っているため、教授は大学関係者からのメールだとすぐに判断することができます。

また、大学によりけりですが、@より前にあなたの名前がフルネームでアドレスに記載されていることがあります。
もしそうなら、教授はメールが送られてきた際に一発であなたからのメールだと認知することができるのです。

しかし、既に何度か教授とメールのやり取りをしたことがある場合は、今まで使っていたメールアドレスで構いません。
なぜなら、教授は一度送られてきたことのあるアドレスなら、自分でアドレス登録されているかもしれないからです。

マナー2【本文】相手が読みやすい文章構成を心掛ける

例えばあなたは、長い英文が改行なしに30文あるのと、適度に改行しながら30文あるのだったら、どちらの方を読みたいと思いますか?

後者の”適度に改行しながらの30文”ではないでしょうか?

教授も同じです。パッと見て、”このメール、読む気がなくなるな…”と思わせないように気を付けるのも大事なことです。

らんらん
らんらん
社会人になってからもメールのマナーは基本中の基本!
今身に着けておいて損はないよ!

少しでも好印象を与えるために!教授にメールを送る時の2つのポイント

教授にメールを送る時に好印象を与えよう

ポイント① メールの文章は、簡潔に!的確に!

教授は忙しい方が多いです。

メールチェックもサクサク終わらせたいところでしょう。

そんな時に、”結局何を言いたいのか分からなかった”と思われることの無いような文章を書く必要があります。

そのためにも、要件は的確に手短に、結論から述べるように心掛けましょう。

ポイント② 教授へ、今までの感謝・謝罪の気持ちを伝える

あなたは、何年、何か月ゼミにいたのでしょうか?

所属していた時間の長さは人それぞれですが、それでも所属していた分、これまで教わってきたことへの感謝の思いや、ゼミ選考で時間と労力をかけてもらったのに辞めることへの謝罪の気持ちを必ず伝えるようにしましょう。

ゼミ子
ゼミ子
教授と合わないな…と思うこともあったけど、今までお世話になった分、最後は感謝の気持ちを伝えておこう!

これが基本!教授に送る”ゼミを辞めますメール”の形式

メールの形式

メールは基本、

件名

ーーーーーーーーーー

宛名

あいさつ文

名乗る

本文

最後に一言

==================

署名

連絡先

といった流れになります。

件名:このメールで何を伝えたいのか要約!

件名はいわば、メールのタイトルです。

”本文の内容が要するに何を言いたいのか”を相手に伝わるように手短に書くようにしましょう。

しかし、短すぎて伝わらなくても、長すぎてもいけません。

例えば、”短すぎて伝わらない”というのは、「連絡です」だけのものです。”何の連絡か”まで書くようにしましょう。

長すぎる件名に気を付けなければならないのは、受信者がメールを受信した通知を見た時に、件名の文章が一部しか表示されず、何の用件か瞬時に判断できなくなってしまうからです。
(「ゼミを○○○○の理由で辞…」というように、最後が「…」と、省略されてしまいます。)

宛名:教授の名前を書こう!

「○○教授」または「○○先生」というように、先生の苗字と「教授」か「先生」を添えましょう。

教授か先生かは、普段あなたが読んでいる呼び方で大丈夫です。

あいさつ文:「お世話になっております。」

メールのあいさつ文は色々ありますが、あなたが何度か先生から指導して頂いていたり、何かとお世話になっていたりする場合には、「お世話になっております。」を使うのが無難でしょう。

名乗る:所属と名前

メールアドレスから、教授があなたからのメールだと判断できる場合もあると思いますが、念のため本文でも名乗る必要があります。

名乗るといっても、あなたの所属と名前を載せるだけです。

所属というのは、

  1. 大学名 / 学部名 / 学科名 / 学年
  2. 研究室名 or ゼミ名 / 学年

のどちらかで書けば良いでしょう。

本文

まずは、件名と同じく用件を述べましょう。

次に、なぜ辞めるのかを言えるのであれば書きます。

最後に、突然辞めることへの謝罪をしましょう。

終わりの文:理解を願い、感謝を述べる

1つ前の項目で説明した「本文」では、半ば一方的にあなたの気持ちだけを述べています。

そこで、きちんと相手を思いやる文章を入れるのが良いでしょう。

例えば、「自分勝手なことは承知の上ですが、ご理解いただけますと幸いです。」といったものです。

そして最後は、今までの感謝の気持ちを込めて、「ありがとうございました。」と書きましょう。

所属と署名、連絡先:ここまでやって、あなたも常識人

メールの最後に、自分の所属と名前、連絡先を書きます。

まずは、メールの本文と区別するために、同じ記号を15~20個ほど、所属・署名・連絡先欄の上に並べましょう。
本文中でめったに使うことのない、「~」や「=」などを使うと良いです。

所属に関しては、この章の「名乗る」の欄と同じように書きましょう。

  1. 大学名 / 学部名 / 学科名 / 学年
  2. 研究室名 or ゼミ名 / 学年

この2つのどちらかということです。

連絡先は、あなたのメールアドレスと携帯(無い場合は自宅)の電話番号を書きましょう。

ゼミ子
ゼミ子
意外とメールの書き方って面倒だね…
らんらん
らんらん
そうだね~
でも、ここまで出来れば文章の流れもきれいだし、相手に不快な思いをさせないメールが完成するんだよ!

【見本】ゼミを辞める旨を教授に伝えるメールの文書例

ゼミを辞めることについてのご報告
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
××先生お世話になっております。
○○大学 △△学部 ××学科 ●年のらんらんです。この度、ゼミを辞めさせていただきたく、ご連絡を差し上げました。
理由は、ゼミでの研究の他に、やりたいことが新しく見つかったからです。今まで、貴重なお時間と労力をかけてご指導していただいたにもかかわらず突然ゼミを辞めることになり、大変申し訳ございません。自分勝手なことを承知の上ですが、何卒ご理解いただけると幸いです。また、☆年ほどの間お世話になりました。
ありがとうございました。==================
○○大学 △△学部 ××学科 ●年 らんらん
TEL 090-????-????
Mail ◎◎◎@▲▲▲.▲▲

どうメールの文章を書こうか迷ったらこれを参考にすると良いでしょう。

しかし、あなたの言葉で、教授の性格を考えた上での伝え方を工夫した文章の方が、教授への説得力が増します。

らんらん
らんらん
自分なりに文章をアレンジしてみてくださいね!

https://ran-story.com/bookkeeping/%e7%b0%bf%e8%a8%982%e7%b4%9a%e3%81%8c%e5%b0%b1%e6%b4%bb%e3%81%a7%e5%bd%b9%e7%ab%8b%e3%81%a4%ef%bc%81%ef%bd%9c%e5%ae%9f%e4%bd%93%e9%a8%93%e3%82%92%e3%82%82%e3%81%a8%e3%81%ab%e5%ad%a6%e7%bf%92%e3%81%99/

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【参考1】’教授からのメールの返信’の返信=締めはどうするべき??

メールの返信の返信

そもそも、教授からメールの返信がくるかどうかは分かりません。

元々、ゼミ生が卒業するまでの間にゼミを辞めることを認めないスタンスの教授であれば、怒って返信をしないケースもあるからです。

また、仮に返信が来たとしても、お怒りのメールが来る可能性があることは覚悟しておきましょう。

ここでは、もしも教授から返信が来た場合の対応の仕方を紹介します。

件名のRe:は付いていて大丈夫

1つの件に関して、相手方と何度かメールのやり取りをすることがあると思います。そのようなとき、もし相手方が目上の方なら、必ず自分の返信が最後になるように送りましょう。

返信をするときは、送られてきたメールの「返信」という項目を選択します。
この時、件名の欄には「Re:~~~」と表示されますが、そのまま件名欄を修正せずに本文を作成すれば大丈夫です。

まずは返信をして下さったお礼を言う

教授は、論文を書いたり研究をしたり、ゼミ生の面倒を見たりとお忙しいです。

そのようなお忙しい中でも、あなたのメールを見て返信をして下さったことに、まずはお礼の気持ちを伝えましょう。

ゼミ子
ゼミ子
友達とのLINEだと既読がついて終わることもあるけど、メールに既読機能はないもんね!
らんらん
らんらん

相手に、

  • 確認したこと
  • 忙しい中返信してくれたことへの感謝の気持ち

 

を伝えるためにも、必ず返信しましょう!

【参考2】メールだけじゃない!教授にゼミを辞める伝え方は他にもある!

教授にゼミを辞めることを伝える方法

これまで、メールで教授にゼミを辞めることを伝える方法を紹介してきました。

しかし、他にも伝え方はあるので、2つ紹介したいと思います。

担当教授に直接面会

あなたの誠意を一番表すことができるのは、教授に直接、ゼミを辞めると伝えることです。

しかし、教授に直接会うためにもアポイントを取る必要があるため、メールの書き方を知っていて損はありません。

バックレる

”教授に直接会うのも、メールを送るのも怖い”という場合には、バックレるという方法もあります。

しかし、教授や他のゼミ生は突然ゼミに顔を出さなくなったあなたのことを心配するかもしれませんし、困惑することでしょう。

また、あなた自身は”辞めた”という気持ちで納得しつつも、行動には起こしていないのでモヤモヤした感情が残ってしまうかもしれません。

ゼミを辞めることが必ずしも間違いなのではないのですから、踏ん切りをつけるためにも、教授に会うか、メールを送るかの行動をとってみてはどうでしょうか?

らんらん
らんらん
ゼミ子ちゃんがスッキリできる方法はどれかな??
ゼミ子
ゼミ子
バックレは罪悪感が残りそうだし、対面は怖い…
自分の言いたいことは最低限伝えたいから、私はメールだね!!

【参考3】他のゼミ生へ、ゼミを辞めることの伝えかた

他のゼミ生にゼミを辞めるという伝え方

教授への伝え方と同じですが、

  1. ゼミ中に時間をもらって口頭で伝える方法
  2. LINEグループやメールで伝える方法
  3. バックレる方法

があります。

ゼミを辞めた後もゼミ生との仲を保ちたいのであれば、①か②の方法できちんとゼミ生に伝えるのが良いでしょう。

ゼミ生にも言いづらい関係なのであれば、③のバックレる方法でも良いかもしれません。

まとめ:”ゼミを辞めますメール”を早速教授に送ろう!

ゼミ子
ゼミ子
ゼミの辞め方とか伝え方が分からなかったけど、ここまできたらあとは勇気を持つだけだ!
早速メールを送ろっ!

”ゼミを続け、卒論を書いて卒業するのが当たり前!”のような風潮がある中で、辞めることを教授やほかのゼミ生に伝えるのはとても緊張しますよね…。

でも、辞めたいのに辞められないという状況が続いては、時間がもったいない!

らんらん
らんらん
早くけりをつけて、新しい一歩を踏み出せると良いですね!
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